„Kauf heute, zahl später!“ – Was für Kunden angenehm ist, bedeutet für Unternehmen häufig ein Risiko: Werden Rechnungen zu spät oder gar nicht bezahlt, kann das große Lücken in die Kasse reißen. Mit einem guten Debitorenmanagement haben Sie offene Forderungen und Zahlungsverzüge immer im Blick und sichern so die Liquidität Ihres Unternehmens. Wie? Das lesen Sie hier.
Das Debitorenmanagement behält Ihre Kunden im Blick, die bei Ihnen noch Rechnungen offen haben – und zwar ab dem Moment, in dem sie ein Produkt oder eine Leistung in Ihrem Unternehmen bestellen oder kaufen. Um zu verhindern, dass am Ende Rechnungen offenbleiben, überwacht das Debitorenmanagement den kompletten Prozess – vom Verkauf über die Lieferung bis hin zum Zahlungseingang. Ziel ist es, dass der Stand der offenen Forderungen jederzeit einsehbar ist. Nur so können Unternehmen angemessen reagieren und ihr Geld einfordern – beispielsweise, indem sie Zahlungserinnerungen oder Mahnungen an die Debitoren schicken.
Mit einem guten Debitorenmanagement sichern Unternehmen ihre Liquidität und verschaffen sich mehr Kapazität für ihr Kerngeschäft. Erstes Ziel des Debitorenmanagements ist es dabei nicht, bereits entstandene offene Zahlungsbeträge einzufordern, sondern diese Lücken präventiv zu verhindern. Deshalb liegt der Fokus eines Debitorenmanagements auf der Bonitätsprüfung der Kunden. Hiervon profitiert das Rechnungswesen: Sind keine Zahlungserinnerungen und Mahnungen nötig, kann es sich auf seine wesentlichen Aufgaben konzentrieren.
Gut zu wissen
Debitorenmanagement vs. Forderungsmanagement
Das Debitorenmanagement legt seinen Fokus auf die Zahlungsmoral der Kunden. Es geht darum, die Prozesse im Blick zu behalten und jederzeit zu wissen, wo Zahlungslücken entstehen könnten oder bereits entstanden sind. Kern des Forderungsmanagements ist es hingegen, fehlende Rechnungsbeträge auch tatsächlich einzutreiben. Grundsätzlich gehen aber beide Aufgabenbereiche ineinander über und lassen sich nur teilweise voneinander abgrenzen.
In der Regel verlangt ein Unternehmen, dass sein Kunde eine offene Rechnung innerhalb von 30 Tagen bezahlt. Es kann aber vorkommen, dass sich das Unternehmen individuell auf ein Zahlungsziel von 60 Tagen einlässt. Nun ist es die Aufgabe des Debitorenmanagements, den Überblick zu behalten. Es muss eine Rechnung mit einem abweichenden Zahlungsziel erstellen und darauf achten, dass Zahlungserinnerungen und Mahnungen nicht – wie sonst üblich – bereits nach 30 Tagen verschickt werden.
Das sind die wichtigsten Themengebiete des Debitorenmanagements:
Das Debitorenmanagement hält ein eigenes Debitorenkonto für jeden Kunden bereit, das einen Überblick über Bestellung und Zahlung gibt. Es verbucht Zahlungseingänge und überprüft, ob Rechnungen innerhalb der Frist beglichen werden. Falls nicht, werden entsprechende Maßnahmen ergriffen.
Ein gutes Debitorenmanagement verbucht Stornierungen und bearbeitet Gutschriften – so bleibt der Überblick über den Kaufprozess bestehen.
Dank eines guten Debitorenmanagements erkennt das Unternehmen offene Rechnungen, die nicht fristgerecht beglichen wurden. Daraufhin können Zahlungserinnerungen oder Mahnungen zugestellt werden.
Erfolgt trotz Mahnung kein Zahlungseingang, kann ein Unternehmen dies dank eines organisierten Debitorenmanagements zügig erkennen und entsprechend handeln – beispielsweise, indem es die offene Forderung an ein Inkassobüro übergibt oder verkauft. Wird kein Inkassounternehmen eingeschaltet, übernimmt das Debitorenmanagement die Prozesse rund um das gerichtliche Mahnverfahren oder die Zwangsvollstreckung.
Mit präventiven Maßnahmen wie der Bonitätsprüfung beugt das Debitorenmanagement den oben genannten Fällen vor. Die Bonitätsprüfung beginnt bereits beim Bestellvorgang. Für Kunden mit unterschiedlicher Bonität sollten dann unterschiedliche Zahlungsoptionen zur Verfügung stehen. Kunden, die über eine schlechte Bonität verfügen, sollten beispielsweise nur gegen Vorkasse beliefert werden.
Infokasten: Gut zu wissen
Wie läuft eine Bonitätsprüfung ab?
Bei einer Bonitätsprüfung geht es darum, die Zahlungsfähigkeit bzw. Kreditwürdigkeit eines Kunden zu überprüfen. Dazu werden personenbezogene Daten wie Vor- und Nachname, Anschrift und Geburtsdatum an ein beauftragtes Partnerunternehmen oder direkt an eine Auskunftei wie die Creditreform übermittelt. Hier werden entsprechende Rückschlüsse auf das Zahlungsverhalten des Kunden gezogen. Basis ist das sogenannte Scoring – ein mathematisch-statistisches Verfahren. Verfügt ein Kunde über eine schlechte Bonität, können Unternehmen ihm bestimmte Zahlungsmethoden (z. B. Kauf auf Rechnung) verweigern oder gesonderte Konditionen für das Geschäft einfordern.
Denken Sie immer daran: Ein gutes Debitorenmanagement sorgt vor und wartet nicht darauf, bis das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Heißt: Führen Sie immer eine Bonitätsprüfung durch, um die Zahlungsfähigkeit bzw. Kreditwürdigkeit des Kunden zu überprüfen. So schützen Sie sich vor Zahlungsausfällen – und Ihre Liquidität wird nicht in Gefahr gebracht.
Eine Warenkreditversicherung nimmt Ihnen die Bonitätsprüfung vor und während der Geschäftsbeziehung ab. Sie erhalten die Kundeninformationen über professionelle Anbieter. Bleibt eine Zahlung aus, kümmert sich der Warenkreditversicherer darum. Lässt sich das Geld nicht einholen, erhalten Sie eine Entschädigung.
Gerade kleinere Unternehmen zögern häufig, bis sie Zahlungserinnerungen oder Mahnungen versenden. Sie hoffen darauf, dass die Schuldner ihre Rechnungen doch noch begleichen. Hier ist Vorsicht – und zügiges Handeln – geboten, denn je länger die Lücken in der Unternehmenskasse bestehen, desto instabiler wird Ihre Liquidität.
Ein weiteres Problem kleinerer Firmen ist die Angst, eine Kundenbeziehung zu beschädigen. Klar, es ist unangenehm, Kunden an ihre offenen Rechnungen zu erinnern. Vergessen Sie aber nicht, dass Sie eine Leistung erbracht haben und es nun Ihr gutes Recht ist, auf eine fristgerechte Zahlung zu bestehen. Eine freundlich, aber deutlich formulierte Zahlungserinnerung sollte in der Regel keinen Kunden vergraulen. Wer sich dennoch davor scheut, kann überlegen, das komplette Rechnungsmanagement an einen neutralen Drittanbieter abzugeben.
Meist läuft das Debitorenmanagement „so nebenbei“. Die Kommunikation – gerade in kleineren Betrieben – wird über verschiedene Personen abgewickelt, und es gibt keine klare Aufgabenverteilung. Das Ende vom Lied ist häufig eine unklare Transparenz über Zahlungseingänge. Besser ist es, einmal Zeit in eine geordnete Struktur zu investieren und dann langfristig davon zu profitieren.
Wer keine zusätzliche Zeit investieren möchte oder kann, hat die Möglichkeit, externe Anbieter mit dem Debitorenmanagement zu beauftragen. Eine weitere Option ist es, Softwarelösungen zu nutzen, die Prozesse automatisiert bearbeiten und dadurch vereinfachen.
